​Як вирішувати проблеми у команді

04.05.2020

Кирило Філімонов, тренер, фасилітатор, спеціаліст з розвитку команд, ділиться порадами з онлайн-рефлексії та фасилітації.


1. Що таке рефлексія?


Рефлексія - це метод ефективного усвідомлення, самоаналізу певного досвіду.


Наприклад, ви подивились цікавий фільм, що викликав у вас певні емоції і думки. Фільм - це новий досвід, який ви отримали. Ви прожили разом з героями певні події, що викликали у вас враження, думки, підштовхнули до певних висновків. Коли ми повертаємось в думках до фільму, аналізуємо що відбулось, думаємо про те, як могли скластись події інакше або як ця історія могла продовжитись далі, тощо - ми рефлексуємо. Внаслідок цього, ми усвідомлюємо які саме емоції ми отримали, чому виникли саме вони, як це все поєднується з нашим власним життєвим досвідом, а висновки, до яких ми приходимо, можуть спонукати змінити нашу поведінку або погляд на світ.


2. Як проводити рефлексію власної ефективності у команді.


Для чого проводити рефлексію в команді?


Як і індивідуальна рефлексія, рефлексія в команді дозволяє спільно пережити досвід, усвідомити емоції і зробити корисні висновки, що дозволять стати більш ефективними.


Наприклад, ви з командою організували і провели певний проєкт. Щось вдалось і ви досягнули поставлених цілей, десь недостатньо спрацювали, окремі члени команди могли конфліктувати з приводу розподілу задач, або недотримання строків, тощо.

Якщо ми не обговоримо все це в команді, то отримаємо шанс того, що непроговорені конфлікти будуть посилюватись або демотивувати команду, цікаві і корисні ідеї щодо того, як можна було краще підійти до роботи, так і залишаться невисказаними, ми втратимо шанс провести роботу над помилками, а відтак - наступний подібний проєкт відбудеться так само, якщо не гірше, адже жодних висновків ми для себе не винесемо, або вони будуть хибними, адже ми бачимо лише свою частинку великої картини.


Відтак, команда рефлексія дозволяє:

  • всім учасникам проговорити свої емоції, зокрема негативні, «випустити пар»;
  • продемонструвати цінність і важливість кожної людини і кожної думки;
  • обмінятись досвідом і таким чином, збагатити своє уявлення про предмет аналізу;
  • закріпити вдалі дії і практики, щоб продовжувати їх в майбутньому;
  • скорегувати не конструктивні дії, щоб припинити їх робити або робити інакше;
  • зрозуміти, що варто робити нове, чого досі не робили;
  • «синхронізувати» бачення команди, адже зроблені висновки будуть спільними для всіх - з різноманітних уламків індивідуальних досвідів ми створюємо єдиний спільний досвід команди.

  • 3. Як проводити командну онлайн рефлексію.


    Рефлексія в форматі онлайн чи офлайн має однакову послідовність етапів. Важливо пересвідчитись, що ви пройдете всі з них, адже кожен з них має свою ціль і значення.


  • Відкриття. На цьому етапі фасилітатор (людина, що проводить рефлексію) проговорює для всієї групи план зустрічі, її цілі і певні правила (а також тривалість зустрічі і таймінґ), актуалізує тему і озвучує з приводу чого саме буде розмова. Також, на цьому етапі можна зібрати очікування від членів групи (наприклад, чи хоче хтось з них зупинитись детальніше на якомусь питанні або запропонувати додаткову тему, що дотична до тої, яка буде обговорюватись.

  • Актуалізація досвіду. На цьому етапі важливо створити рівні і безпечні умови для абсолютно кожного члена групи. Досягається це за рахунок того, що фасилітатор або ведучий по колу пропонує кожному члену команди розповісти про те, що він або вона робила, що бачив(ла), чув(ла), відчував(ла), думав(ла), тощо. Важливо тут дати всім рівні можливості виговоритись (наприклад, домовитись про однаковий час), слідкувати, щоб промови не перебивались і не коментувались (навіть невербально, як то жестами чи мімікою); якщо є конфліктні питання або неоднозначні думки - фасилітатор фіксує їх (наприклад, виписує на дошку або в чат, щоб всі бачили) і пропонує повернутись до них пізніше. Фасилітатору важливо показати, що всі-всі думки і емоції є цінними і прийнятними - тільки так члени групи зможуть дійсно говорити про те, що їх хвилює, що дає шанс на конструктивну розмову і отримання цінних висновків.

  • Після того, як всі учасники (важливо, щоб дійсно всі присутні члени групи проговорили, адже якраз ті учасники, що не взяли слово, як правило, мають найбільшу кількість зауважень і претензій, а відтак - цінних ідей, без яких реальний успіх фасилітації неможливий) проговорили свій досвід, фасилітатор може вже спеціально повертатись до найбільш дискутивних питань, щоб обговорити їх. На цьому етапі важливо надавати слово по руці (щоб дійсно всі могли висказатись), стежити, щоб не перебивали, записувати для групи (на дошці або чаті) цікаві і корисні думки, особливо, якщо з ними погоджується група, стежити, щоб розмова не відхилялись на інші питання, а якщо такі виникають - фіксувати їх і забезпечити, щоб до них обов’язково повернулись.

  • Коли всі дискутивні питання будуть проговорені, фасилітатор може ще раз проговорити що було сказано, які думки зафіксовані, якщо були досягнуті певні загальні домовленості - також озвучити їх. Важливо проговорити дійсно всі основні тези, не ігноруючи нікого з учасників.

  • На завершення, фасилітатор своїми питаннями підводить групу до заключного аналізу і погляду в майбутнє. Наприклад, можна запропонувати знов таки всім учасникам по колу озвучити декілька речей, які він/вона зрозуміли після цієї розмови, або що він/вона почнуть робити в майбутньому (чи перестануть робити, будуть робити інакше).

  • Наприкінці фасилітатор дякує всім учасникам за розмову, підтверджує цінність і важливість дискусії, яка відбулась.

  • 4. Як спланувати онлайн рефлексію та підготуватися до неї.


  • Підготуй простір. В форматі онлайн це зробити простіше, оскільки тобі не потрібне приміщення, не треба розставляти стільці по колу, не потрібна дошка і маркери. Тим не менш, переконайся, що у додатку, де ти будеш проводити відеоконференцію, створені належні умови: є можливість включати і виключати мікрофони учасникам, є чат, де члени команди можуть писати свої думки; хорошим бонусом буде можливість транслювати свій екран, де в редакторі або на віртуальній дошці фасилітатор буде виписувати всі основні важливі тези. Переконайся також, що у тебе буде стабільний інтернет зв’язок, якісний мікрофон і відеокамера (за потреби), адже технічні проблеми під час розмови не дозволять тобі направляти розмову і чути все, що проговорюється.

  • Підготуй запитання. Випиши список тем і питань, на яких, на твою думку, варто зупинитись детальніше. Подумай, які запитання були б доречними для кожного з етапів розмови. Наприклад, на початку розмови гарно працюють запитання «розкажіть, як пройшла подія для вас, що ви бачили, що робили?»; в середині розмови корисними будуть питання «що ти подумав/ла коли це відбувалось? про що це для тебе? які емоції це викликало? чому була саме така реакція? що тобі хотілось зробити?», тощо. Наприкінці розмови хорошими питаннями є «якби я почав готувати цей проєкт з початку, знаючи все те, що ми щойно проговорили і що я знаю тепер - що б я робив інакше?», «що було найбільш цінним для мене на цій розмові? що було найбільш неочікуваним з почутого?».

  • Будь в гарному настрої, доброзичливим і з щирою зацікавленістю. Від настрою фасилітатора в першу чергу залежить емоційний стан і конструктивність роботи групи. Якщо фасилітатор сам в поганому настрої, чимось занепокоєний - це передаватиметься групі. Так само, якщо фасилітатор лише формально задає питання, не бажаючи дійсно почути відповіді, не відкритий до нового (навіть, якщо він сам з цим не згоден), намагається пошвидше перейти до наступного питання, ігнорує або дискримінує окремих людей в групі - все це руйнує простір довіри і відверта конструктивна рефлексія не принесе потрібні результати.